Panduan Sistem Manajemen Surat Terintegrasi

1. Arsitektur & Alur Infografis

Visualisasi mendalam mengenai interaksi antar modul dalam sistem manajemen surat.

Workflow Keseluruhan (Core Lifecycle)

graph TD A[Pengguna] -->|Input| B(Surat Masuk) A -->|Ajukan| C(Agenda Surat Keluar) B --> D{Disposisi} D -->|Teruskan| E[Staf Pelaksana] D -->|Bundling| F[Bundle Disposisi PDF] C -->|Verify Token| G{View Document} G -->|Upload Bukti| H[Cloud Storage G-Drive] G -->|Approve| I[Modul TTE - Sign] I -->|Output| J[Surat Keluar Resmi] J -->|Publish| K[Public Access / Cek Tracking] subgraph Microservice Security H L[Apps Script API] end H <--> L style A fill:#f9f9f9,stroke:#333 style I fill:#0ae448,stroke:#09c,color:#fff style L fill:#8241f9,stroke:#636,color:#fff style F fill:#3b82f6,stroke:#1d4ed8,color:#fff

📥

Surat Masuk & Klasifikasi

Proses input surat dari pihak eksternal yang kemudian diklasifikasikan berdasarkan jenis dan tingkat urgensi.

Registrasi nomor surat eksternal
Digitalisasi dokumen (Scan/Upload)
Penentuan unit kerja penerima

📂

Disposisi & Bundle PDF

Alur instruksi dari pimpinan ke staf bawahannya. Fitur Bundle memungkinkan penggabungan riwayat disposisi ke satu file PDF utuh.

Multiple level disposisi
Cetak Bundle PDF Per Surat
Log monitoring disposisi realtime

🔢

Nomor Agenda & Keluar

Memastikan penomoran surat tertib dan terhindar dari nomor ganda melalui sistem agenda otomatis.

Reservasi nomor agenda
Upload lampiran pendukung
Penarikan token untuk verifikasi

✍️

Tanda Tangan Elektronik

Integrasi tanda tangan digital yang sah secara hukum, meningkatkan efisiensi proses approval tanpa kertas.

Verifikasi identitas penandatangan
Timestamp digital yang valid
Stempel digital anti-pemalsuan

Workflow TTE & Verifikasi (Digital Security)

sequenceDiagram User->>Sistem: Ajukan TTE Dokumen Sistem->>GAS_API: Kirim Payload Metadata GAS_API-->>G_Drive: Simpan Draft Securely Sistem->>Approver: Notifikasi Approval Approver->>Sistem: Tandatangani (E-Sign) Sistem->>GAS_API: Finalisasi File & Watermark GAS_API-->>Sistem: Kirim URL Publik & Token Sistem-->>User: Dokumen Siap di View/Tracking

2. Pelacakan & User Activity

Bagaimana sistem memantau aktivitas dan memberikan transparansi kepada publik.

🔍

Tracking Surat (External)

Layanan publik di `ceksurat.uika.online` memungkinkan pihak luar memvalidasi status surat mereka.

Masukkan tracking code unik
Status posisi disposisi terakhir
Validasi keaslian tanda tangan

📜

Workflow User Activity

Audit trail lengkap yang mencatat siapa, kapan, dan tindakan apa yang dilakukan terhadap data surat.

Log penambahan/perubahan data
Log login & akses modul
Keamanan data history yang tak terhapus

Workflow Integrated & Security